会議を成功へ導くために試したいテクニック~発言から運営、記録まで会議を成功へ導くために試したいテクニック~発言から運営、記録まで

はじめにはじめに

会社の業務運営に欠かせない会議。小規模な課会から大規模な全体会議まで、日々の会議の積み重ねが、プロジェクトを決定、進行させていると言っても過言ではないでしょう。会議の成功が会社発展のキーポイント。会議を成功へ導くために、取り入れてみたい会議テクニックを紹介します。会議での発言、運営方法、議事録の取り方など、すぐに始められることばかりです。

成功する会議にレトリックや感情は要らないコミットメントとは何か

会議中の発言を参加者がもっと意識することで、会議の内容が濃くなります。というのも、活発な意見が交わされるのは望ましいのですが、その発言内容によっては、最終的に結果の出ない会議になってしまうからです。何でも良いから発言する……司会者や参加者がそのようなスタンスでいると、不毛な会議を繰り返すことになるでしょう。

会議に必要なのは誰にでも伝わる表現

難しい言葉を多用したり、一般的でないたとえ話を選んだり。意味のないレトリックを駆使した発言で参加者を煙に巻くのは、発言者は気持ちが良いかもしれませんが、会議としてはNGです。とうとうと流れるように話していても、その内容がほかの参加者に伝わらないようでは、会議に適した発言スタイルと言えないでしょう。参加者にこうした発言をしないよう、事前に周知しておくのもオススメです。
また、他社からの参加者もいるのに自社の人間だけに通じる隠語を使ったり、やたらと英単語を交えて話したりするのもよくありません。会議に必要なのは誰にでも伝わる表現です。

冷静な発言だけが会議の結果を出す

感情論に走り建設的な発言をしない、自分の意見をまくしたてる、人の意見を無視して発言するなど、会議の運営を邪魔する発言は会議の質を下げます。こうした発言をする人は、概して感情に流されがち。自分の気持ちが優先されるので、冷静に物事を見ることができなくなってしまっています。

言うまでもなく会議は会社の仕事の一環です。誰かが自分の意見に反対しても、それは個人攻撃ではなく、あくまでも業務の内容に関すること。ましてや個人的な人格否定などではありません。反対意見を出されたからと激高して人の意見を全否定するなどもってのほか。参加者それぞれが冷静な判断力をもって会議に臨むことが大切です。

会議を「見える化」するリアルタイム議事録のすすめ

議事録といえば、ノートに書くか、パソコンに文字を入力しながら、というのが一般的ではないでしょうか。そして、その内容を会議中に見ているのは、議事録担当のみ。ほかの出席者は、会議終了後に議事録を共有することになります。これを会議中に参加者全員で見ることができるようにするリアルタイム議事録をご存知ですか?

会議の内容を出席者全員でリアルタイムに共有することで、さまざまなメリットが生まれます。リアルタイム議事録がなぜ良いのか、見ていきましょう。

リアルタイム議事録とは?

プロジェクターでパソコンの画面を写しながら、議論の内容をその場で打ち込み、全員で共有するのが、リアルタイム議事録です。パソコンとプロジェクターをつなぎ、全員が見える位置にスクリーンを張って、そこへパソコンの画面を直接映写します。会議中に次々と更新される内容を出席者全員がその場でリアルタイムに共有することで、いつもの会議に変化が生まれます。

リアルタイム議事録のメリット

会議後の議事録作成の手間が省けるのが大きなメリットです。会議中に作成してしまえば、その場で議事録ファイルを参加者全員にメール添付で送るか、社内会議なら社内の共有フォルダに入れるかすればOKです。映し出される画面を見ることで会議への集中力も高まります。漠然と会議に参加し発言を聞くだけでなく、その流れを目で見て確認できるので、会議の内容を理解しやすくなるためです。決まったことや議論の構造をリアルタイム議事録で「見える化」することで、会議は劇的に変わります。

なぜ「見える化」すると良いのか

口から出た言葉は、目に見えません。当たり前のことですが、発言した言葉は次々と消えていき、それぞれの記憶に残るだけです。しかし、会議を「見える化」すれば、目に見える文書をその場で共有できるので、そうした不確実な要素を会議から排除することができるようになるでしょう。

さらに、リアルタイム議事録に記録された自分の発言のニュアンスが違うようであれば、その場で訂正することもできます。発表したことの間違いに気づけば、その場で撤回することも可能です。後々まで残る議事録をより正確なものにするためにも、リアルタイム議事録は機能します。

「見える化」することで見えてくる議論の構造

言葉で聞くだけでなく、視覚からも議論の内容を確認できるので、頭の中が明確になります。と同時に、会議の議論の構造がはっきりとしてきます。議論の内容をニュアンスではなく構造的にとらえられるようになると、会議の内容が深まり、より意義のある時間にすることができるでしょう。

また、会議の構造が見えてくれば、会議の目指す方向や、最終的な結論、次回の会議までにクリアしておきたいタスクなど、その内容は、まさに一目瞭然。会議にありがちな、同じ議論を蒸し返して話すようなタイプの参加者にとって、この「見える化」は効果てきめんです。参加者は発言する前に議事録を見るので、会議の内容にそぐわない発言をすることもなくなります。議長はこのリアルタイム議事録を使いながら、効率よく会議を進めることができるでしょう。

効率の良い会議で業績アップ!

会議の時間を、「もったいない」「別の作業時間に回したい」など、意味のない時間のようにとらえている人もいます。リアルタイム議事録は、会議への積極的な参加を促したり、会議の時間の短縮化につなげたりできるので、そうした社員にとっても有効です。リアルタイム議事録で内容の充実した効率の良い会議を開いて、会社の業績アップを目指しましょう!

ファシリテーターを立てて効率化を図るコミットメントを明確にする具体的な方法

ファシリテーターとは、会議の進行役です。中立的な立場から会議全体を運営、参加者から意見を引き出したり、ときにはタイムキーパーのように時間を管理したりすることもあります。パネルディスカッションの司会者のような存在です。全体を公平に見て会議を進行させるので、内容が横道に逸れるのを防ぎ、ムダを省いた効率的な会議運営につながるでしょう。

ファシリテーターは社内事情に精通している必要はないので、思い切って外部の専門家や有識者を招くのも一案です。会議の主催者は、会議メンバーのプロフィール、会議で目指すべき目標、終了時間など、一般的な情報をファシリテーターと事前に共有しておきます。当日の進行はファシリテーターにすべてお任せ。主催者もメンバーとして会議に参加できる便利なシステムです。

効率的な会議にするタイムマネジメントの方法

スムーズな会議の進め方に必要なことのひとつが「タイムマネジメント」。タイムマネジメントに責任を持つ人を立てる、事前に会議の流れや持ち時間などを共有する、遅刻は許さない、残り時間を参加者間で共有するなど、会議のためのタイムマネジメントの方法を紹介します。

「時は金なり」。物理的には誰にとっても同じでも、その過ごし方、使い方によって、価値が変わってくるのが時間です。会議においてもそれは同様で、スムーズな会議の進め方に必要なことのひとつが「タイムマネジメント」です。

タイムマネジメントの責任者を立てる

会議を主催するなら議長や司会といった会議の進行役、ファシリテーターをおくだけでなく、タイムマネジメントに責任を持つ人も立ててみては? テレビやラジオ、映画の世界ではおなじみのいわゆる「タイムキーパー」です。会議の進行における時間配分に責任を持つ担当がいれば、進行役も会議の内容にのみ注力できます。 タイムキーパーは事前のタイムスケジュールを念頭に、時間の面からのみ会議を支配します。例えば、各人の発言のための持ち時間の管理。終了時間の1分前に予告、定刻で終わるように促すのも一案です。最初の議題提出、中盤の意見発表、意見交換、最終的な結論に至るべき時間など、それぞれのタイミングを参加者に伝えることで、会議の進行がスムーズになるでしょう。

ときには軌道修正を

会議の行方が脱線し、あまりに時間を要するようなら、タイムスケジュールの見直しを図る必要が出てきます。タイムマネジメントの責任者は、議長や司会のいわば補佐役です。時間をコントロールしつつ、議論の行方を見守り、ときには軌道修正をするようなシーンも出てくるでしょう。決められた時間通りにタイムキーパー役を果たすだけではなく、流れを見ながら新たなスケジュールを組むのも役割も担います。

事前のタイムスケジュール共有で効率化

タイムスケジュールを参加者全員であらかじめ共有しておくのも、タイムマネジメントの方法のひとつです。だいたいのスケジュールがわかっていれば、参加者の会議時間に対する心構えも変わってきます。漠然と会議に参加するのではなく、決まった時間内で結論に至らせるという共通認識は、会議の能率や集中力アップにつながるでしょう。

タイムスケジュールのシェアは、事前に告知しておくほか、当日の会議の冒頭で説明するという方法もあります。また、会議室の目立つ場所に掲示しておいたり、プリントアウトして配布しておいたりしてもいいですね。時間に対する意識付けを共有することで、会議への参加意識も高まります。

始まりと終わりの時間を意識する

会議に遅れて来る人がいると、その人のために参加者の時間が無駄になります。先に始めたとしても、後から流れを説明すれば余計な時間がかかるもの。タイムマネジメントの基本は定刻スタートです。会議への遅刻は厳禁という雰囲気を社内で作っておくことも、効率的な会議運営に欠かせないポイントのひとつです。

遅刻厳禁で始まりの時間をキープするかたわら、終わりの時間を意識付けすることも大切です。結論の出た時が会議の終了時間ではありません。結論を出す終わりの時間をあらかじめ決めておくことで、メリハリのきいた会議運営ができます。会議をダラダラと続けないためにも、残り時間の共有でスピードアップを図りましょう。

時間をもっと大切に

タイムマネジメントとは、時間を大切にすること。時間に対する考え方をもっとシビアに捉えるようコントロールして、会議を効率的に進めましょう。会議の参加者同士、時間に対する認識が同じなら、会議はもっとスムーズに運営できます。時間を大切にすることで、会議を今まで以上に活性化させましょう!

終わった後こそが会議成功のカギコミットメントを明確にする具体的な方法

会議が終わってひと安心。議事録もつけたし、あとは次の会議に参加するだけ……。参加者がそんな心構えでいては会議の成功はかないません。会議は終わった後こそが、実はもっとも大切。会議後のフォローがまったくないような状況では、成功する会議運営にならないでしょう。

会議で出た結論とは、次の会議までに実行しておくべきミッションです。このミッションが達成されなければ、会議の成果はないも同然。そのため、このミッションを各自遂行できるようにするのが会議成功の秘訣です。次の会議までをどのように過ごすかにかかってきます。

ミッションを徹底させるコツ

会議の議事録を見れば、おのずと各自のミッションはわかります。しかし、ミッションを徹底させるためには、それだけでは足りません。議事録を見ながらでも構わないので、自分のミッションを各自で発表する時間を設けましょう。単純確認なので1人1分もかかりません。

各人が自分のやるべきことを把握するためには、会議終了後のこうした確認タイムが有効です。声に出してみんなの前で発表することは、ミッション遂行の宣言になるからです。各人が責任をもって会議で決まったことを有言実行すれば、結果の出せる会議になるでしょう。次の会議までにやるべきミッションを、参加者全員が達成することを目指します。

成功する会議のメソッドとは?

会議を上手に運営、アフターフォローをして、次の会議の備えることができれば、その会議は成功したと言えるでしょう。上手な運営に必要なのは、発言スタンスや議事録、ファシリテーターやタイムキーパーの設置。アフターフォローに必要なのは、会議の決定事項を確実に実行すること。とても単純な会議成功のメソッドです。

たかが会議、されど会議。会議の成果が出ないなら、会議のスタイルを変えましょう。成果のある会議なら誰もが参加したいもの。モチベーションアップにもつながります。会議を成功へ導くテクニックを試して、結果の出せる会議にしましょう!

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