参加者の積極的な発言がない会議や、あちこちに脱線してだらだらと続く会議ほど無駄なものはありません。このような会議は、いつまで経っても結論を出すことができず、ただ無駄に時間だけが過ぎ去っていってしまうことも多いものです。
会議の無駄をなくし、積極的に参加者のアイデアを引き出して充実した時間を過ごすためには、さまざまな方法があります。これまでに、「無駄な会議に参加したことがある」という方は、時間の無駄を嘆くのではなく、状況を改善するための方法について考えてみましょう。
ここでは、いつもの会議をひと味違ったものにする、「会議の開催方法を工夫する」方法についてご説明します。いつも通りの会議ではなく、ちょっとした「非日常」を取り入れることで、普段とは違う、刺激的で実りのある会議を目指してみてはいかがでしょうか。
会議の効率が悪くなってしまう原因には、次の5点が挙げられます。
・アイデアがなかなか出てこない
会議とは、多くの場合は議題について参加者が意見を述べ合い、結論を出すために行われるものです。つまり、参加者の発言が引きだせなければいつまで経っても結論を出すことはできないのです。
・マンネリ化していて参加者のモチベーションが低い
定例会議や、複数回に分けて開催される会議などの場合は、会議そのものが「またか」という印象になってしまい、参加者の積極的な発言や、よい方向を見つけ出そうという意欲が薄れていってしまいます。
・会議に重要なキーパーソンが長時間離席する
客先からの電話や急な仕事の対応などで、会議に必要な人物が離席してしまうと、その間会議そのものが止まってしまうことにもなりかねません。
・時間制限等による無駄が多い
社内の会議室や、予約制である場合が多く、時間が過ぎると次の使用者が来てしまいます。しかし、「続きは次回」ということにすると、次の開催時に前回の振り返りの時間が必要になり、議題を再度共有する必要が出てくることになり、効率が悪くなってしまいます。
・決定事項が無駄になることも
参加予定だった社員の都合がつかなくなってしまった場合など、一度結論が出たことに対して、後から問題が発生することもあります。こうなると、再度最初から議論をしなおさなければならないこともあり、最初の会議はまるっきり無駄になってしまいます。
これらを回避するためのミーティング手法をいくつかご紹介しましょう。
オフサイトミーティングとは、意図的に会社から離れた場所（オフサイト）で行う会議（ミーティング）のことです。
会社の会議室から出て非日常の空間で会議を開催することで、いつもと違った思考が生まれ、自由なアイデアが生まれやすくなります。そのため、オフサイトミーティングは、特に新規事業の企画会議やブレーンストーミング的な会議など、新たな発想が求められるときにおすすめです。
なかには、電車や車での移動が必要なほど自社から離れた遠い会場でオフサイトミーティングをする企業もあります。これは、距離感の大きさがそのまま非日常の度合いに比例するためだと考えられます。わざわざ海外にまで行って会議をする企業もあるほどですから、利用の仕方によっては大きな効果を発揮できる方法だといえるでしょう。
とはいえ、いくら非日常空間とはいえ、カフェや一般の宴会場などで本格的な会議を行うのは困難です。セッティング面から考えても、研修施設やホテルの会議室など、会議のできる会場を借りて行うのが現実的な方法です。必要な設備の整った外部施設なら、主催の手間も省けるので気軽にオフサイトミーティングを開けます。
夜間ミーティングとは、その名の通り、通常の業務時間外に行われる夜間のミーティングのことです。夜間ミーティングを開催することで、会議の効率化を妨げる原因のうちのいくつかを解消することができます。
・邪魔が入らない
会議や研修において話し合いを行っている際も、日中であれば、会社の電話や突然の来訪者が現れると、議論の途中でもいったん席を外すことになってしまいます。当然、議論は残されたメンバーで進むことになり、戻ってきた際にまた、経緯を説明し直さなければならず二度手間になってしまいます。
また、その席を外した人がキーパーソンであるならば、議論が完全に止まってしまうことになります。キーパーソン不在の状態では残ったメンバーで話を進めても、「戻って来た際に話がひっくり返ってしまうかもしれない」という懸念から、そのほかのメンバーは待ちぼうけという状態を選択することも少なくありません。
その点、夜間ミーティングであれば、電話や来客は基本的にありませんから、邪魔されることなく会議に集中できます。
・時間を気にせず開催できる
白熱してしまい時間が長引く可能性もある会議の場合は、夜間に行うことで、時間を気にせずに納得するまで議論することができます。「時間がないから、無難にまとめよう」ではなく、「時間があるならとことんやろう」という姿勢で臨むことができるため、納得いくアウトプットが期待できます。
ただし、あまりに会議が長引くと参加者の集中力が切れ、時間的にも負担になってしまうこともあるので、リフレッシュタイムを設けるなどの配慮を忘れないようにしましょう。
・参加者の都合をつけやすい
研修や会議など複数人が同じ時間に同じ場所に集まる会社のイベントを企画する際に、気を使わなければならないのが、参加者の日程調整です。基本的に日中の業務時間中は、持ち場を離れられない、客先へのアポイントが入っているなど参加者全員の予定を合わせることが難しくなりがちです。特に営業マンであれば、自分の営業時間を削って参加しなくてはならないということになると、敬遠されてしまうことも考えられます。
また、日中業務を行っている合間を縫っての参加となると、ギリギリまで業務を行う方も多くなり、突然のトラブルなどによる遅刻や欠席もあり得ます。こうなると、集まっていたメンバーの時間を無駄にしてしまうことになります。
一方、夜間の時間帯であれば、日中に比べて参加者の時間を合わせやすく、集まることも比較的容易になるため、時間を効果的に使うことができます。
前述の夜間ミーティングにはさまざまなメリットがありますが、問題点として、「夜間開催に伴う社員の負担」や、「帰宅手段がなくなる可能性」などが挙げられます。こうしたデメリットを解消する方法としておすすめなのが、「宿泊ミーティング」です。
ミーティングに伴って宿泊をすることで、夜間や早朝などに交通の便を気にすることなく、じっくり話し合いができます。また、夜間の会議が終わった後、個人的にその話を続けたい場合でも、同じ場所に宿泊していれば気軽に打ち合わせや雑談を行うことが可能です。さらには、宿泊や食事を共にすることで、参加者同士の結びつきが自然と強くなるため、発言がしやすいフランクな雰囲気を作りだすこともできるでしょう。
こうした宿泊ミーティングは、オフサイトミーティングの一種です。オフサイトミーティングは、遠方まで出かけて行われる場合もあるものですが、宿泊ミーティングなら、近場であっても問題ありません。距離の遠さで非日常を演出するのではなく、空間の雰囲気と「宿泊」というイベントを通じて非日常を作りだし、同時に、夜間ミーティングの良さをも取り入れられるのが宿泊ミーティングなのです。
そのため、宿泊ミーティングの会場には、一般的な会議室が付属したビジネスホテルよりは、ホテルライクな空間やエントランスを持つゴージャスな貸会議室がおすすめです。設備の整った施設を選択することで、より特別感が増し、大きな効果が期待できるからです。 こうした施設には、会議をサポートしてくれるサービスがある場合もあります。交通の便や食事のこと、会議の進行などについて不安がある場合でも、サポートが充実した施設を選べば安心です。
また、宿泊ミーティングは、夜間ミーティングではなく早朝のミーティングと組み合わせることも可能です。夜のうちに宿泊施設にチェックインして、翌日は朝食を取りながらの早朝会議。集中力のある午前中に会議を行ったら、午後からは通常業務に戻るといったプランも十分実現できる自由度の高さも、宿泊ミーティングの魅力です。
宿泊ミーティングには、このように希望に合わせた柔軟な開催が可能です。普段とは違う会議で積極的なアイデア出しや集中した話し合いを行いたい場合は、検討してみてはいかがでしょうか。
通常の業務形態であれば、必ず発生するのが「ランチタイム」です。この時間を軽いミーティングやアイデア出し、コミュニケーションなどに利用しようという試みが「ランチミーティング」です。
食事を一緒に取ることは、人と人との距離を近づけるのに役立ちますから、ランチミーティングには、日頃あまり積極的に発言できない人からも意見を引きだしやすくなるというメリットがあります。
ランチミーティングは、会社の近くの飲食店などで気軽に開催できることから、大規模な計画を立てなくても行うことが可能です。反面、本格的な議題について話し合うには向きませんし、あくまでも休憩時間に行われるものですから、「絶対参加」などということはできません。参加者に、「休憩時間が潰れてしまった」という不満を抱かせずに開催するためには、魅力的な飲食店選択と、硬くなりすぎないテーマを設定することが大切です。
こういった特徴から、ランチミーティングは、雑談を交えながらチーム内の親睦を図れることや、会議でのかしこまった雰囲気を気にせず誰でも自由に発言できる場を作りたい、というケースに向いているといえるでしょう。
また、「食事を取りながら会話をする」というミーティング形式は、会議の前や後に開催して、夕食などを共にするという方法でも行うことができます。宿泊ミーティングや夜間ミーティングと組み合わせて社外で行う場合は、これもオフサイトミーティングの一種だといえるでしょう。
ここまでに紹介した会議は、どれも、通常の「場所」や「時間」以外に開催することで、効率化につながる効果を得ようというものです。しかし、このような効果も、参加者の理解がなければ生まれません。
ある日突然、「次回の会議は宿泊先で開催します」などと伝えても、参加者にとっては「どうして？」という疑問しか生まれないでしょう。非日常的な会議を開催するためには、何故そのような形式で開催することにしたのか、そのことで何を期待しているのか、ということが参加者に共有されている必要があります。
そこで、「積極的にアイデアを出してほしい」、「普段とは異なる環境でざっくばらんな意見交換を」といったように、会議のお知らせをする際に、その形式で行う理由を記すようにしましょう。
また、ただ宿泊で会議を行うというのではなく、参加者のモチベーションが上がるような工夫を凝らすのもおすすめです。会議後に食事を提供して、懇親会を開き、それまでの成果発表の場を設けるなど、開催内容そのものにも「普段とは違う」部分を作ってみてはいかがでしょうか。
「ただなんとなく普段と違う会議にする」というのではなく、積極的な意思を持ってオフサイトミーティングや夜間ミーティングを取り入れてみましょう。そうすることで、マンネリ化した会議に新たな風を拭きこみ、これまでは得られなかったような斬新なアイデアが得られることもあるかもしれません。
なお、こうした非日常を取り入れた会議は、社外で行われることも多いものですから、施設選びにはある程度の時間が必要です。「社外ならどこでもいい」というのではなく、意図した効果をしっかり得られる施設を選ぶことも大切。ランチミーティングの食事がおいしくなかったり、宿泊先が参加者のモチベーションを下げるような暗いイメージであったりしては、せっかくの非日常感が台無しになってしまいます。
会議用として多くの施設がありますが、その中から、意図に合った場所を選んで集中した会議時間を過ごしましょう。
