会議は社外で開くに限る!オフサイトミーティングのすすめ会議は社外で開くに限る!オフサイトミーティングのすすめ

はじめにはじめに

マンネリ会議から脱したい、会議の効果をもっと高めたい……。そんなときはオフサイトミーティングを企画してみては? いつもと違う場所で会議をすると、思わぬ効果が生まれるものです。

そこで社外で会議を開くことの有効性と、オフサイトミーティングを簡単に開催するコツを紹介します。

非日常がもたらす思わぬ効果非日常がもたらす思わぬ効果

非日常的な空間や雰囲気は、いつもと違う思考回路をもたらします。気分転換をするために、デスクから離れてカフェへ行ったり、会社帰りにいつもと異なる道を歩いてみたりしたことのある人も多いのではないでしょうか。日常生活から離れた場所に身を置くことで、凝り固まった考えから解き放たれ、新たな思考が生まれるというような状況はよくあることです。

また、程よい緊張感が生まれると同時に、一種の開放感も味わえます。そのため、会議でも、自由に発言しやすくなるという効果もあります。適度に集中しつつ、自由な発想が生まれやすくなるのは、気分転換をするときに求められる効果と同じですね。

オフサイトミーティングとは?オフサイトミーティングとは?

意識的に会社から離れた場所(オフサイト)で、会議(ミーティング)を行う、オフサイトミーティング。会社の会議室から出て、非日常の空間で会議を開催することで得られるメリットは、いつもと違った思考回路や自由な発想が出やすくなることから、特に新規事業の企画会議やブレーンストーミング的な会議など、新たな発想が求められるときにおすすめです。

なかには、電車や車での移動が必要なほど自社から離れた遠い会場でオフサイトミーティングをする会社もあります。距離感の大きさは、非日常の度合いに比例するからでしょう。わざわざ海外にまで行って会議をする会社もあるほど、その効果は計り知れません。

オフサイトミーティングを開くコツとは?オフサイトミーティングを開くコツとは?

いくら非日常空間とはいえ、会議向けではない会場でオフサイトミーティングを行うだけのセッティングをするのは容易ではありません。研修施設やホテルの会議室など、会議のできる会場を借りて行いましょう。必要な設備の整った外部施設なら、主催の手間も省けるので気軽にオフサイトミーティングを開けます。

1.ホテルライクな会場で非日常を演出
せっかく社外会議を開くなら、会社の会議室とは雰囲気の異なる会場を選びましょう。雑居ビルの一室にあるようなレンタルスペースではなく、ホテルライクな空間を持つゴージャスな貸し会議室なら、非日常的な雰囲気を手軽に演出できます。会議に挑むピリリとした緊張感と、浮き立つような開放感の2つを一緒に実現できるので、ピッタリです。

2.近場でも1泊してオフサイト感を出す
距離的に大きな移動はできないけれど、オフサイトミーティングの醍醐味を味わいたい! そんなときには、宿泊を伴う会議も良いものです。会社から電車で小一時間の近場であっても、1泊することで非日常感を存分に満喫できます。効率的に行うには、宿泊施設のある会議室を使うのがオススメです。

たとえば、夜のうちに宿泊施設にチェックインして翌日は朝食を取りながらの早朝会議からスタートという方法があります。集中力のある午前中に会議を行ったら、午後からは通常業務に戻ることも可能。時間を節約しつつ、効果的にオフサイトミーティングができます。

3.オフサイトミーティングはメンタルも重要
オフサイトミーティングには、最近ではもう一つの意味が認知され始めてきています。それは、物理的に場所を移すオフサイトでの会議ではなく、単に自由で闊達な雰囲気を求めて行う会議のことです。場所にはこだわらず、オフサイトミーティングで生まれるメンタル面を重視した会議手法です。そのため、必ずしも社外で行う必要はないとか。ただし、慣れないといつもの会議室で実施するのはなかなか難しいものです。

一度は試してみたいオフサイトミーティング一度は試してみたいオフサイトミーティング

いくら会場を移しても、いつもの会議と同じような運営スタイルでは、オフサイトミーティングを実施する意味がありません。役職や立場にとらわれず、自由な発想で会議を行うことを参加者にあらかじめ周知しておくのが、効率的なオフサイトミーティング開催のコツです。会議にあらたな効果を生むオフサイトミーティング。まずは実際に試してみてはどうでしょうか。

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