会議をもっと効率的に!会議を制するタイムマネジメントの方法とは?会議をもっと効率的に!会議を制するタイムマネジメントの方法とは?

はじめにはじめに

「時は金なり」。物理的には誰にとっても同じでも、その過ごし方、使い方によって、価値が変わってくるのが時間です。会議においてもそれは同様で、スムーズな会議の進め方に必要なことのひとつが「タイムマネジメント」です。
タイムマネジメントに責任を持つ人を立てる、事前に会議の流れや持ち時間などを共有する、遅刻は許さない、残り時間を参加者間で共有するなど、会議のためのタイムマネジメントの方法を紹介します。いますぐ取り入れることができるものばかりですので、さっそく次回の会議から試してみませんか?

タイムマネジメントの責任者を立てるタイムマネジメントの責任者を立てる

会議を主催するなら議長や司会といった、会議の進行役をおくだけでなく、タイムマネジメントに責任を持つ人も立ててみては? テレビやラジオ、映画の世界ではおなじみのいわゆる「」です。会議の進行における時間配分に責任を持つ担当がいれば、司会者も会議の内容にのみ注力できます。

タイムキーパーは事前のタイムスケジュールを念頭に、時間の面からのみ会議を支配します。例えば、各人の発言のための持ち時間の管理。終了時間の1分前に予告、定刻で終わるように促すのも一案です。最初の議題提出、中盤の意見発表、意見交換、最終的な結論に至るべき時間など、それぞれのタイミングを参加者に伝えることで、会議の進行がスムーズになるでしょう。

ときには軌道修正を
会議の行方が脱線し、あまりに時間を要するようなら、タイムスケジュールの見直しを図る必要が出てきます。タイムマネジメントの責任者は、議長や司会のいわば補佐役です。時間をコントロールしつつ、議論の行方を見守り、ときには軌道修正をするようなシーンも出てくるでしょう。決められた時間通りにタイムキーパー役を果たすだけではなく、流れを見ながら新たなスケジュールを組むのも役割も担います。

事前のタイムスケジュール共有で効率化事前のタイムスケジュール共有で効率化

タイムスケジュールを参加者全員であらかじめ共有しておくのも、タイムマネジメントの方法のひとつです。だいたいのスケジュールがわかっていれば、参加者の会議時間に対する心構えも変わってきます。漠然と会議に参加するのではなく、決まった時間内で結論に至らせるという共通認識は、会議の能率や集中力アップにつながるでしょう。

タイムスケジュールのシェアは、事前に告知しておくほか、当日の会議の冒頭で説明するという方法もあります。また、会議室の目立つ場所に掲示しておいたり、プリントアウトして配布しておいたりしてもいいですね。時間に対する意識付けを共有することで、会議への参加意識も高まります。

始まりと終わりの時間を意識する始まりと終わりの時間を意識する

会議に遅れて来る人がいると、その人のために皆の時間が無駄になります。先に始めたとしても、後から流れを説明すれば余計な時間がかかるもの。タイムマネジメントの基本は定刻スタートです。会議への遅刻は厳禁という雰囲気を社内で作っておくことも、効率的な会議運営に欠かせないポイントのひとつです。

遅刻厳禁で始まりの時間をキープするかたわら、終わりの時間を意識付けすることも大切です。結論の出た時が会議の終了時間ではありません。結論を出す終わりの時間をあらかじめ決めておくことで、メリハリのきいた会議運営ができます。会議をダラダラと続けないためにも、残り時間の共有でスピードアップを図りましょう。

時間をもっと大切に時間をもっと大切に

タイムマネジメントとは、時間を大切にすること。時間に対する考え方をもっとシビアに捉えるようコントロールして、会議を効率的に進めましょう。会議の参加者同士、時間に対する認識が同じなら、会議はもっとスムーズに運営できます。時間を大切にすることで、会議を今まで以上に活性化させましょう!

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