どれがいい?会議の結論の出し方4パターンどれがいい?会議の結論の出し方4パターン

はじめにはじめに

おそらく誰もが一度は経験したことのある「結論の出ない会議」。日々の業務で忙しい社員たちが多くの時間を割きながら、このような結果になってしまうのは、とてももったいないものです。そんな不毛な会議をなくすためには、あらかじめ「結論の出し方」について学び、それをどう実践するか、作戦を練っておくことが必要です。今回は代表的な4つのパターンをご紹介します。

1.独断1.独断

出席者の意見がある程度集まった段階で、マネージャーやチーフなどの責任者や司会進行役が結論を出す方法です。メリットは、1人(あるいは少人数の責任者)で意思決定できるため、「いつまでも結論が出ない」ということが起こりにくいという点です。

また、議題となっている案件に普段から深く関わっている人や、知識の豊富な人などが決定権を持つことによって、より実現可能性の高い結論を導くことができることも多いでしょう。

一方、デメリットとしては、結論を出す人の責任が重いということが挙げられます。また、多数派の意見と反する結論が出る場合もあるため、多くの人に不満が残る可能性もあります。

2.多数決2.多数決

一般によく採用される方法です。賛成か、反対か、どちらがよいか、などについて出席者全員の意見を集めるために、決を採ります。全員の意見を聞く、という意味では公平な結論の出し方と言え、また、広くまんべんなく意見を集めることができます。

ただし、意見がほとんど半々に割れた場合でも、少しだけ賛成が多かったほうの意見を採用することになり、意見が採用されなかった多くの人が不満を抱えたままになる可能性もあります。その結果、チームの求心力が失われてしまうこともあるでしょう。

3.全員一致の合意3.全員一致の合意

全員の意見が一致するまで、話し合う方法です。全員が賛成するまでとことん議論するので、後から不満が出にくく、チームの団結力が保たれやすいというメリットがあります。しかし、全員の意見が一致するまで時間がかかってしまうこともあるため、短い時間の中で結論を出さなければならない場合には、不向きな方法と言えるでしょう。

そうした場合には、時間を区切るという方法もあります。会議を開始してから30分以内に全員の意見が一致しなかったら多数決に切り替えるという進め方です。このように、結論の出し方を組み合わせる方法も選択肢の1つになり得るでしょう。

4.スコアリングによる評価4.スコアリングによる評価

「コスト」「トレンド性」「難易度」などの評価項目をあらかじめ作っておき、それらをもとに、会議で導き出されたいくつかの結論や選択肢についてスコアをつけていく方法です(例:どんな商品を開発するかを決めるとき、商品A、商品B、商品Cという選択肢について、評価項目ごとのスコアをつけていく。「商品Aは、コスト面では10点、トレンド性は7点」など)。メリットは、どの結論がよいか、いろいろな角度から検証できるという点です。

もし、このような評価項目を設けないで話し合いを進めた場合、参加者1人ひとりが結論を出すときに、判断の基準がばらばらになってしまう可能性があります。しかし、スコアリングによって事前に全員で評価項目を確認しておけば、参加者の判断基準を統一することができます。デメリットとしては、どのような評価項目を作るべきかをあらかじめ判断するのは難しい、ということが挙げられます。話し合いの途中で、新たに評価したい項目が発生することもあるため、最初に設定した評価項目だけにこだわりすぎると、活発な議論ができなくなるかもしれません。

話の進み方や出席者の様子を見ながら、柔軟に話の進み方や出席者の様子を見ながら、柔軟に

4つのパターン、いかがでしたでしょうか?
それぞれにメリット・デメリットがあるので、それらをふまえ、また議題の内容や出席者の顔ぶれを見ながら、どのような結論の出し方がよいかをあらかじめ検討しておくとよいでしょう。

ただし、話し合いの進み方や出席者の様子を見ながら、結論の出し方を変更していったほうがよい場合もあります。そのようなときには、柔軟に対応できるようにしたいものです。

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