会議運営はリーダーシップを育むチャンス!会議運営はリーダーシップを育むチャンス!

はじめにはじめに

会議運営を成功させるために必要なスキルは、リーダーシップに深く関係しています。会議の目的達成はもちろん前提になりますが、質の高い会議運営を通して、若手社員のリーダーシップを育みましょう。リーダーシップを学べる会議運営のポイントをまとめてみます。

何よりもまずはタイムマネジメントから何よりもまずはタイムマネジメントから

会議運営の基本は、まず時間厳守からです。特に、開始時間をきっちりと守ることは、参加意識を高めることにもつながります。開始時間をルーズにしてしまうと、時間やコストの無駄を生むばかりか、参加者の意欲も下がってしまうものです。開始時間同様、終了時間もあまり伸びてしまえば、会議参加者の人件費がかかりますし、他業務への影響もあるでしょう。あるいは、ルーズなタイムマネジメントが招く参加者のモチベーションの低下によって、会議の質が下がり、決まることも決まらない、そして、別の機会にやり直しといったことになれば、大幅な人件費のロスになってしまいます。

同様に、時間を「区切る」ことも大切な要素です。話者の話が不適切に長い場合は、他の話者に発言を促すなど、上手に話をやめさせましょう。また、複数の決議がある場合、それぞれのタイムバランスが悪くなることもあるかもしれません。このような場合も、明確に時間を区切って会議時間を有効に使っていきましょう。進行におけるタイムマネジメントは、まさにリーダーシップへの第一歩です。もちろんタイムマネジメントを的確に行うためには、事前の会議設計をしておかなければなりません。トピックの重要性、担当者の数などに応じて、割り当てる時間を想定し、さらに会議の展開によって臨機応変に対応していきましょう。

会議の目的に応じて、意見を引き出し、まとめる会議の目的に応じて、意見を引き出し、まとめる

会議を成功させるためには、会議の目的を冒頭で共有することが非常に重要なファクターとなります。参加者が同じ方向を向いていないと、まとまる会議もまとまりません。会議運営をする進行役が、しっかりとした会議設計ができているか、そして、それをきちんと伝えられるか、この2点が重要です。

さらに、会議の目的によって、参加者からの意見の引き出し方や、総意のまとめ方が異なります。例えば、ブレーンストーミング的な会議であれば、できる限り多くの参加者に発話させる努力が必要です。一つの結論を出す必要のある会議の場合は、会議の流れをしっかりと把握し、後半は皆の意見がまとまるようにうまく導いていかなければなりません。

大きく全体の意見が割れている場合などは、総意をまとめるのに一苦労することもあるかも知れません。しかし、進行役がすべての答えを出す必要はありません。全体が混乱しないように、論点や問題点を整理しながら、参加者の意見を引き出すことがもっとも大切です。

会議における決断は、マネジメント力を養う会議における決断は、マネジメント力を養う

ある問題を解決しなければならない会議の場合、会議の決裁の方法はさまざまですが、解決策が会議参加者全員の合意によって決められることが、理想的ではないでしょうか。そのためには、決断の意図を参加者に理解してもらうことが重要となります。参加者全員の意見をまとめて決断に導くこと自体も難しいことですが、それ以上に、決断に対して参加者の不満や混乱を生じさせないようにすることが難しいのです。このような困難を経験し、乗り越えていくことが、組織の調整力や統率力を育てる良い機会になることでしょう。

決断に至るまでのプロセスを上手に進行し、なおかつ決断に対しての合意を形成するためには、進行役にとても高いスキルが要求されます。リーダーシップとは無理やりに決断をすることではありません。全員の自発性を重んじながら、会議のゴールに向けて導いていくことを指すのです。

まとめまとめ

知識や意欲、キャラクターや感情など、さまざまな要素が影響する会議のスムーズな運営には、リーダーシップを養うチャンスが詰まっています。若手社員に会議運営を任せることで、リーダーシップを身につけさせ、組織全体のボトムアップを図りましょう!

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