良質な会議を行うためのポイントは色々とありますが、まず大前提として必要不可欠なのは「適切な空調管理」です。空調管理に不備があった場合、暑くても寒くても集中力が低下し、せっかくの時間が台無しになる可能性もあります。
しかし、専門家でもない限り、日常の中で空調管理について深く考える機会はほぼありません。
会議を行う上で非常に重要な要素でありながら、つい後回しにされがちな空調管理。今回は、そんな空調管理に着目して解説していきます。
空調管理ミスが会議を壊す！
会議室の空調管理が適切でなければ、どれだけ集中しようと意識しても、「暑い・・・どうにかならないかな」「寒い・・・上着を持ってくればよかった」などと考えてしまい、話し合いそのものに最大限の力を注ぐことができません。必要以上の暖房が原因で、眠気を誘ってしまうケースも多く見られます。
また、暑さ・寒さだけでなく、会議室が乾燥していると喉に影響を受け、発言の際に話しづらくなります。逆に湿度が高くなれば暑さを感じやすくなり、不快感が強まるので要注意です。
騒音や異臭が発生することも！
使用頻度の少ない会議室の場合は、空調機器のメンテナンス不備で異音がするケースも多いので注意が必要です。稼働音がうるさくて耳につくと、集中力が大きく低下します。
また、同じくメンテナンスの不備でカビが発生していることもあり、アレルギーや異臭の原因につながるため、空調機器の細やかなメンテナンスが求められます。
設定温度28℃にこだわらない
「エアコンは28℃で設定」という考え方が浸透していますが、その根拠とされているのが、「建築物における衛生的環境の確保に関する法律」及び「労働安全衛生法の事務所衛生基準規則」です。そこに「室温の上限が28℃」と記されていることで、「エアコンは28℃」が浸透していったと考えられています。
しかし、その法制定の基準となった研究結果は、1960年代あたりまでのもの。現在のオフィス環境とは大きく異なり、夏に全国各地で猛暑日が連続することも珍しかった時代です。さらに、28℃はあくまでも“上限”であり、“推奨”される室温ではないという指摘もされています。
そのため、快適な会議環境を整える際には、「エアコンは28℃」の考えを一旦やめて、より適切な設定温度を探りましょう。
会議室の空調管理術6つのポイント
それでは、会議の成功に向けて押さえておきたい「会議室の空調管理ポイント」をご紹介します。6つのポイントに注目です。
1.室温は24℃前後を目安に設定
室温が25℃を超えると、そこから1℃上昇するごとにパフォーマンスが2％低下していくと報告されています。その日の気温・湿度によって適切な温度は変化するため、すべてのケースに当てはまるわけではありませんが、会議室の設定温度の目安としては、24℃前後をおすすめします。
2.設定温度よりも体感温度
何よりも重要なのは、設定温度の数値ではなく、「参加者の体感温度」です。たとえ同じ温度でも、湿度や風の当たり具合によって体感温度は変化します。目安の室温に設定した上で、参加者の様子に応じて柔軟に調整していきましょう。
3.ドライ機能や除湿器で湿度コントロール
体感温度に大きく影響するのが「湿度」です。湿度が35％を下回ると乾燥しすぎでパフォーマンス低下、70％を超えると疲労感や不快感が強くなりパフォーマンス低下という実験結果が報告されています。
特に蒸し暑さに関しては、湿度コントロールが必要不可欠。ジメジメして暑く感じるならば、設定温度を下げるのではなく、「冷房のドライ機能」や「除湿器」を使う方がおすすめです。
また、冬は暖房を使うほど乾燥を招いてしまうので、必要以上に温度を上げるよりも、「加湿器」などで湿度を上げる方が体感温度も高まり、結果的に快適性へつながる可能性大。暑さや寒さは、温度だけでなく湿度にも着目して対策していきましょう。
4.サーキュレーターを活用
「サーキュレーター」とは、直進性の高い風を起こして「空気を循環させる」電化製品です。このサーキュレーターをエアコンと併用して活用することで、室内の温度差がなくなり、エアコンの効きが高まります。
また、暑い日には会議室の出入り口あたりに設置しておくと、入ってきた参加者に風に当たってもらうこともできます。
5.設定後30分は様子見
広めの会議室の場合は、温度が変化するまでに30分ほどかかります。そのため、
温度を設定した後に“まだ暑い”“やっぱり寒い”といった声が出ても、30分はそのまま様子を見るのもポイントです。
6.空調担当を決めて管理
様々なメンバーが集う会議。誰もが自由に空調機器を扱える状況は、暑さや寒さの意見が分かれたときにモメごとになりやすく、会議の円滑な進行も妨げてしまうので、参加者の様子を見ながら責任をもって調整を行う空調担当（1〜2名）を事前に決めておきます。
空調管理も安心快適！貸会議室
快適な会議環境づくりに安心なのは、「貸会議室」の利用です。
貸会議室とは「時間単位で借りられる個室空間」で、その名の通り会議や打ち合わせなどに活用されます。会議室の使用料や移動時間はかかりますが、空調設備を含めた環境整備は万全。集中できる空調管理のもと、安心して会議に臨めます。
さらに、参加人数や会議内容に合わせて最適な広さの会議室を選べるため、狭くて窮屈で暑苦しい、ガランと広くて寒々しいというような事態を防げるところもポイントです。
部屋ごとで個別の空調管理が可能かどうか、サーキュレーターや除湿器・加湿器が設置されているかどうかなどは、事前にしっかりと確認をしておきましょう。
また、研修に特化した施設の場合は、専門スタッフによる細やかなサポートを受けられるケースが多く、さらに安心です。
メリットいろいろ！貸会議室という選択
年々需要が高まり、全国的に室数も増え続けている貸会議室。「徹底した空調管理」や、暑さ・寒さの影響をやわらげる「快適な広さ」以外にも、貸会議室で会議を行うメリットは多くあります。
代表的なメリットとしてまず挙げられるのは、行きやすく集まりやすい「好立地」。遠方からでも移動がスムーズで、分かりやすい場所にあるので便利です。
次に、「コスト削減」ができるというところ。使用料が発生しても、椅子・机・プロジェクター・マイク・照明・ホワイトボードなどの設備や備品が整っているため、わざわざ購入する必要がなく、結果的にコストを抑えられることも魅力です。空調機器のメンテナンス費用も発生しません。
また、最近では「ケータリングサービス」が充実した貸会議室も多く、人気を集めています。昼食をはさむ長時間の会議や、終了後に懇親会が予定されている会議で重宝されているオプションサービスです。
スムーズな空調管理で、会議パフォーマンスを最大に！
暑い・寒い・ジメジメ・カラカラはもちろん、メンテナンス不備による異音・異臭など、空調管理が上手くなされていないことによる会議参加者のストレスは非常に大きなものです。
「会議室の空調管理はとても大切」と意識しながら、事前にしっかりと確認していれば、安心して会議当日を迎えられます。今回ご紹介した6つのポイントを押さえて、会議参加者が最大限のパフォーマンスを発揮できる有意義な会議へつなげていきましょう！
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